PODMIENKY OCHRANY SÚKROMIA
V týchto podmienkach ochrany súkromia nájdete informácie o spracúvaní osobných údajov zo strany notárskeho úradu notára JUDr. Kataríny Korenkovej so sídlom 26. novembra 1510/3, 066 01 Humenné, IČO: 42090849 ako prevádzkovateľa podľa čl. 13 a 14 GDPR Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady EÚ 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (ďalej ako „GDPR“) prípadne podľa ustanovení § 19 a § 20 zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „Zákon o ochrane osobných údajov“), ak sa aplikujú.
Kto je prevádzkovateľ a kde sa na nás môžete obrátiť?
Prevádzkovateľom spracúvajúcim osobné údaje je:
Notársky úrad JUDr. Katarína Korenková so sídlom 26. novembra 1510/3, 066 01 Humenné (ďalej len ako „Notár“ alebo „Prevádzkovateľ“). Naše postavenie upravuje zákon č. 323/1992 Zb. o notároch a notárskej činnosti v znení neskorších predpisov (ďalej len „Notársky poriadok“). Tieto podmienky ochrany súkromia sa vzťahujú na všetky činnosti Notára, ku ktorým dochádza pri výkone notárskej činnosti, vrátane činností vykonávaných v Centrálnom informačnom systéme (ďalej len „CIS“) určenom na správu notárskych centrálnych registrov a ďalších pomocných notárskych registrov cez CIS a celkovú podporu Notára pri výkone notárskej činnosti. Notár má vymenovanú zodpovednú osobu podľa čl. 37 GDPR, ktorá dohliada na zákonnosť a bezpečnosť spracúvania osobných údajov. Zodpovedná osoba je zároveň Vašim kontaktným bodom pre akékoľvek otázky, príp. žiadosti týkajúce sa ochrany osobných údajov.
Kontaktné údaje zodpovednej osoby Notára:
e-mail: katarina.korenkova@notar.sk;
korešpondenčná adresa: JUDr. Katarína Korenková, 26. novembra 1510/3, 066 01 Humenné.
Na aké účely spracúvame Vaše osobné údaje?
Ak ste notár, notársky koncipient, notársky kandidát alebo zamestnanec notárskeho úradu, účastník alebo svedok notárskych úkonov alebo iná
osoba využívajúca služby notárskych úradov, tak Vaše osobné údaje typicky spracúvame na nasledovné účely:
Účel spracúvania osobných Primárny právny základ Bližšie vysvetlenie účelu a súvisiace predpisy údajov 1. Výkon; notárskej činnosti1 Plnenie zmluvy Spisovanie a vydávanie listín o právnych úkonoch (plnenie zákonných s dotknutou osobou (čl. 6 povinností a verejný záujem) Ide o spracúvanie osobných údajov, ktoré je ods. 1 písm. b) GDPR), nevyhnutné najmä pre: (i) spisovanie notárskych zápisníc na základe vyhlásení plnenie zákonných účastníkov o zmluvách, závetoch a iných právnych úkonoch, (ii) spísanie notárskej povinností (čl. 6 ods. 1 zápisnice s obsahom právneho záväzku s vyznačením oprávnenej a povinnej písm. c) GDPR) a úloh vo osoby, právneho dôvodu, predmetu a času plnenia so súhlasom s vykonateľnosťou verejnom záujme2 (čl. 6 takejto zápisnice ako exekučného titulu podľa § 45 ods. 2 Exekučného poriadku, ods. 1 písm. e) GDPR) (iii) overovanie a zisťovanie totožnosti účastníkov, svedkov úkonu, dôverníkov alebo iných osôb ovládajúcich jazyk účastníka úkonu, vrátane zisťovania totožnosti postupom podľa § 48 ods. 2 Notárskeho poriadku, (iv) registrovanie spísaných zápisníc v centrálnom notárskom registri listín (pridelenie čísla NZ) a jej uloženia v archíve listín (pridelenie čísla LS) v deň jej spísania, (v) vydávanie odpisov notárskych zápisníc z centrálneho registra listín, (vi) zaregistrovanie notárskej zápisnice o závete, listiny o vydedení, vyhlásení o voľbe práva podľa osobitného predpisu a odvolanie týchto úkonov centrálnom notárskom registri závetov (v) zapožičanie prvopisu verejnej listiny súdu alebo prezídiu Notárskej komory na ich písomnú žiadosť, (v) kopírovanie, skenovanie alebo iné zaznamenávanie úradných dokladov na nosič informácií bez súhlasu dotknutej osoby, ak je to nevyhnutné na účely výkonu notárskeho úradu, (vi) overovanie spôsobilosti na právne úkony vo vzťahu k účastníkom právneho úkonu prostredníctvom Registra fyzických osôb (RFO).
Osvedčovanie právne významných skutočností (plnenie zákonných povinností):
Ide o spracúvanie osobných údajov, ktoré je nevyhnutné najmä pre vydávanie osvedčovacích dokumentov na žiadosť účastníkov týkajúcich sa (i) správnosti odpisu alebo fotokópie listiny (tzv. vidimácia), (ii) pravosti podpisu fyzickej osoby na listine (tzv. legalizácia), (iii) o tom, že v konkrétnom čase bola predložená
1 § 36 ods. 5 Notárskeho poriadku 2 Každý oprávnený záujem alebo verejný záujem, ktorý Notár sleduje a voči, ktorému má dotknutá osoba právo namietať podľa čl. 21 GDPR v súvislosti so spracúvaním osobných údajov je vysvetlený v rámci bližšieho vysvetlenia účelu a súvisiacich predpisov tak, že zvýraznený podčiarknutím.
konkrétna listina, (iv) protestácie zmeniek, (v) priebehu valných zhromaždení a zasadnutí právnických osôb, (vi) potvrdenie toho, že fyzická osoba je nažive, (vii) potvrdenia o splnení podmienok ustanovených osobitným predpisom, (ix) o iných skutočnostiach.
Konanie vo veciach notárskych úschov (plnenie zákonných povinností): Ide o spracúvanie osobných údajov, ktoré je nevyhnutné najmä pre splnenie zákonných povinností notára, ktoré sú spojené s prijatím závetu, inej listiny, cenného papieru, peňazí, inej hnuteľnej veci, v súvislosti s plnením záväzku do úschovy, čo typicky zahŕňa najmä: (i) spisovanie zápisnice so zložiteľom a príjemcom úschovy, (ii) nakladania s predmetom úschovy v rámci zabezpečovania úschovy, (iii) registrovaním úschov v príslušných notárskych registroch, (iv) vydávaním potvrdení a úradných záznamov týkajúcich sa preberania a odovzdávania úschov, (v) zverejňovaní oznámenia o prijatí veci do úschovy vo veci splnenia záväzku na webovom sídle Notárskej komory
Vykonávanie zápisov a odpisov z centrálnych notárskych registrov (plnenie zákonných povinností): Ide o spracúvanie osobných údajov, ktoré je nevyhnutné pre splnenie povinností notára v konaní vo veciach notárskych centrálnych registrov, najmä: (i) vykonávanie zápisov v Notárskom centrálnom registri určených právnických osôb pri zapisovaní poberateľov 2% dane z príjmov, vrátane vydania osvedčenia o vykonaní zápisu žiadateľovi, (ii) vykonanie zápisov do Notárskeho centrálneho registra závetov, (iii) registráciu záložného práva, zmien údajov o záložnom práve, začatia výkonu záložného práva a výmaz záložného práva v Notárskom centrálnom registra záložných práv a vydávanie výpisu z tohto registra alebo potvrdenia o tom, že v danom registri určitá registrácia záložného práva nie je evidovaná, (iv) registráciu zákonom ustanovených údajov o dobrovoľnej dražbe do Notárskeho centrálneho dražieb a vydávanie potvrdení z tohto registra a zverejňovanie ustanovených údajov na webovom sídle Notárskej komory, (v) ukladanie notárskej zápisnice a na žiadosť fyzických alebo právnických osôb aj prvopisov listín v elektronickej forme do Notárskeho centrálneho registra listín
Vydávanie odpisov, výpisov a potvrdení zo spisov a registrov notára a akýchkoľvek notárskych zápisníc aj iných notárov z Centrálneho notárskeho registra listín (plnenie zákonných povinností): Ide o spracúvanie osobných údajov, ktoré je nevyhnutné najmä pre (i) vydávanie osvedčených odpisov alebo výpisov notárskych zápisníc Notára alebo iných notárov účastníkom právneho úkonu alebo ich zástupcom alebo iným osobám, ak preukážu notárovi vo veci svoj právny záujem, (ii) osvedčovanie odpisov alebo výpisov Notárom formou osvedčovacej doložky, ktorá potvrdí doslovnú zhodu s prvopisom notárskej zápisnice, (iii) vydávanie odpisov, výpisov a potvrdení o skutočnostiach známych Notárovi z jeho spisov a iných listín uložených v jeho notárskom úrade, a to aj vrátane údajov evidovaných Notárom v tzv. notárskych evidenčných registroch (viď nižšie).
Vykonávanie zápisov a odpisov a osvedčovanie správnosti zapísaných údajov z notárskych evidenčných registrov (plnenie zákonných povinností): Ide o spracúvanie osobných údajov, ktoré je nevyhnutné najmä pre vykonávanie týchto úkonov v rozsahu 1. registra dedičských konaní (Dnot), 2. registra „N“, 3. registra notárskych zápisníc (Nz), 4. registra notárskych zápisníc (Nz), registra osvedčených podpisov (O), 5. registra notárskych úschov (U), 6. registra zaručenej konverzie (Zk), 7. registra umorenia listín (ULnot), 8. registra protestov (P), 9. registra výstupov a odpisov z informačných systémov verejnej správy, 10. registra žiadostí o kvalifikované dôveryhodné služby, ktoré Notár vykonáva v platforme Centrálneho informačného systému (CIS) pričom využívame služby Komory ako nášho sprostredkovateľa.
Vykonávanie zaručenej konverzie dokumentov (verejný záujem): Ide o spracúvanie osobných údajov, ktoré je nevyhnutné pri výkone oprávnenia Notára vykonávať zaručenú konverziu dokumentov podľa § 35 Zákona o e-Governemente najmä pre: (i) splnenie povinností Notára podľa § 36 Zákona o e-Governmente pri jednotlivých typoch prevodov dokumentov z listinnej do elektronickej formy a naopak alebo pri zmene elektronického formátu v prípade elektronického dokumentu so zachovaním právnych účinkov pôvodného dokumentu, čo typicky zahŕňa napr. overenie autorizácie pôvodného dokumentu, overenie platnosti časovej pečiatky, vytvorenia a autorizácie osvedčovacej doložky Notárom
a vytvorenia záznamu o vykonaní konverzie a pod, (ii) využívanie integrácie CIS na Centrálnu evidencia záznamov o zaručenej konverzii (EZZK) – prevádzkovateľ MIRRI SR
Podpora poskytovania kvalifikovaných dôveryhodných služieb mandátnych certifikátov (verejný záujem): Ide o spracúvanie osobných údajov, ktoré je nevyhnutné najmä pre (i) podporu Národnej agentúry pre sieťové a elektronické služby (NASES) pri vydávaní tzv. mandátnych certifikátov osobám oprávneným konať v mene orgánov verejnej moci (napr. starostovia, riaditelia škôl, prednostovia a predsedovia úradov a pod.) preverovaním a osvedčením nároku žiadateľa na pridelenie mandátneho certifikátu na základe kritérií stanovených Národným bezpečnostným úradom formou notárskej zápisnice a zaslanie súvisiacej dokumentácie NASES na rozhodnutie o pridelení mandátneho certifikátu konkrétnej osobe.
Poskytovanie právneho poradenstva a správa majetku (zmluva a verejný záujem): Ide o spracúvanie osobných údajov, ktoré je nevyhnutné najmä pre (i) poskytovanie právnych rád v súvislosti s poskytovaním notárskej činnosti, (ii) výkonom správy majetku a právnym zastupovaním klienta v súvislosti so správou majetku, (iii) zastupovaním klienta v katastrálnom konaní.
2. Správa notárskeho úradu Plnenie zákonných Správa notárskeho úradu v CIS (oprávnený záujem): Ide o spracúvanie povinností podľa čl. 6 osobných údajov, ktoré je nevyhnutné najmä pre (i) zadávanie a zmeny údajov ods. 1 písm. c) GDPR a Notára ohľadom zriadenia Notárskeho úradu, (ii) zadávanie údajov o oprávnený záujem podľa zamestnancoch Notára a prideľovania úrovne prístupových práv k jednotlivým čl. 6 ods. 1 písm. f) registrom a funkciám v rámci CIS, (iii) blokovanie a odoberanie prístupových práv GDPR. k registrom a funkciám v rámci CIS, (iv) zmeny prístupových oprávnení a používateľských rolí Notárom vo vzťahu k zamestnancom notárskeho úradu v rámci CIS.
Využívanie notárskych pomocných registrov v CIS (oprávnený záujem): Ide o spracúvanie osobných údajov, ktoré je nevyhnutné najmä pre, (i) evidovanie korešpondencie Notára, resp. notárskeho úradu v tzv. správnom denníku CIS,
vrátane možnosti naskenovať písomnú korešpondenciu do CIS (ii) zaznamenávania a využívania údajov z adresára účastníkov a kalendár (napr. s termínmi pojednávaní konkrétnych účastníkov) v rámci CIS.
Využívanie ďalších podporných funkcií CIS (oprávnený záujem): Ide o spracúvanie osobných údajov, ktoré je nevyhnutné najmä pre: (i) generovanie exportov a zostáv z jednotlivých notárskych registrov napr. pri ukončovaní notárskej činnosti a odovzdávaní spisov Notára do súdnej úschovy, (ii) evidovanie prijatých a odoslaných platieb Notára, resp. notárskeho úradu s možnosťou automatickej predprípravy faktúry so zarátavaním odmeny podľa notárskeho sadzobníka pre klientov Notára, (iii) generovanie editovateľných pracovných verzií oficiálnych vzorových dokumentov s vyplnenými údajmi dotknutých osôb zadanými do CIS (napr. notárske zápisnice), (iv) poskytovanie služieb automatickej kalkulačky na predbežný - pomocný výpočet podielov dedičov pre potreby Notára (iv) ukladanie a využívanie vlastných vzorových dokumentov Notára v CIS, (v) generovanie žiadosti klienta o vykonanie niektorých úkonov Notára v rámci výkonu notárskej činnosti v CIS, (vi) prihlasovanie sa Notára a poverených zamestnancov do CIS aj s využitím čipu elektronického dokladu totožnosti cez integráciu na Ústredný portál verejnej správy (ÚPVS – www.slovensko.sk) v prípade nedostupnosti bežne využívanej 2-faktorovej autentizácie používateľov CIS, (vii) využívanie integrácie CIS na ÚPVS aj pri príprave elektronických podaní Notára voči orgánom verejnej správy.
Využívanie pomocných registrov a evidenčných pomôcok nad rámec CIS (oprávnený záujem): Ide o spracúvanie osobných údajov, ktoré je nevyhnutné najmä pre (i) využívanie akýchkoľvek evidenčných registrov a evidenčných pomôcok podľa vlastného uváženia aj nad rámec nástrojov dostupných v CIS (napr. kniha doporučených zásielok, doručovacia kniha a pod.) podľa oprávnenia priznaného interným predpisom Komory.
Zverejňovanie údajov na úradnej tabuli notárskeho úradu (plnenie zákonnej
povinnosti): Ide o spracúvanie osobných údajov, ktoré je nevyhnutné najmä pre:
(i) splnenie zákonných povinností Notára zverejňovať úradnú tabulu notárskeho úradu na webovom sídle Komory v elektronickej forme podľa § 3 ods. 4 Vyhlášky
o kancelárskom poriadku pre notárov cez CIS a zverejňovať tak údaje v rozsahu podľa § 3 ods. 5 Vyhlášky o kancelárskom poriadku pre notárov v spojitosti s Notárskym poriadkom. V rovnakej miere môže Notár spracúvať / zverejňovať údaje a dokumenty aj písomne na materiálnej úradnej tabuli notárskeho úradu.
Manipulácia s papierovými spismi Notára (plnenie zákonných povinností): Ide o spracúvanie osobných údajov, ktoré je nevyhnutné pre splnenie povinností Notára podľa § 80 až § 85 Notárskeho poriadku, čo zahŕňa najmä: (i) vytvorenie záznamov v príslušnom registri o tom, kde sa spis nachádza, ak nie je fyzicky v priestoroch notárskeho úradu, (ii) vytváranie záznamov o nazretí do spisov, (iii) zabezpečovanie súhlasov oprávnených osôb s nazretím do spisu, ak sú vyžadované, (iv) vybavovanie žiadostí o doporučené zaslanie spisu inému notárovi, (v) zabezpečovanie požičiavania spisov iným notárom a znalcom pri dodržaní ustanovených podmienok a orgánom oprávneným podľa Notárskeho poriadku, (vi) vykonávanie rekonštrukcie spisov za podmienok ustanovených Notárskym poriadkom, (vii) uchovávanie ukončených spisov oddelene podľa agendy na bezpečnom mieste počas celej doby výkonu notárskeho úradu, (viii) odovzdávanie spisov, registrov a úradnej pečiatky Notára spojené so spísaním zápisnice do úschovy notárskeho archívu, ktorý zabezpečuje príslušný súd.
3. Účely konania Notára Plnenie zákonných Dedičské konanie (plnenie zákonných povinností a verejný záujem): Ide v postavení súdneho povinností (čl. 6 ods. 1 o spracúvanie osobných údajov, ktoré je nevyhnutné najmä pre riadny výkon komisára písm. c) GDPR) a úloh vo poverenia Notára ako súdneho komisára pri prejednávaní dedičstva, čo typicky verejnom záujme (čl. 6 zahŕňa najmä (i) evidenciu a prehľad aktívnych aj uzatvorených dedičských konaní ods. 1 písm. e) GDPR) v CIS, (ii) prijatie poverenie na prejednanie dedičstva od súdu a následné zisťovanie okruhu potenciálnych dedičov poručiteľovi, (iii) zisťovanie, či poručiteľ zanechal závet, vrátane zisťovania obsahu a stavu závetu, (iv) nariadenie neodkladných úkonov (napr. súpis vecí, zverenie vecí osobnej potreby manželovi poručiteľa, predaj vecí, ktoré podliehajú skaze a pod.), (v) ustanovenie správcu dedičstva, (vi) zisťovanie všetkých potrebných informácií o majetku, prípadne dlhoch poručiteľa, okruhu dedičov a ďalších skutočnostiach rozhodných pre dedičstvo aj prostredníctvom lustrácii cez integrácie CIS na nasledovné informačné systémy: 1) Register a identifikátor právnických osôb, podnikateľov a orgánov verejnej moci (RPO) – prevádzkovateľ Štatistický úrad SR, 2) Register
fyzických osôb (RFO), vrátane dát potrebných pre vykonanie agendy dedičských konaní a overenia príbuzenských vzťahov poručiteľa – prevádzkovateľ Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky (MV SR), 3) Register obyvateľov (ReGOB) – prevádzkovateľ (MV SR), 4) Informačné systémy Sociálnej poisťovne (Nedoplatky) – prevádzkovateľ Sociálna poisťovňa, 5) Všetky zdravotné poisťovne (nedoplatky) – prevádzkovatelia DÔVERA zdravotná poisťovňa, a. s., Všeobecná zdravotná poisťovňa, a. s., UNION zdravotná poisťovňa, a. s., 5) Sankčné zoznamy (USA, OSN, EÚ) a register politicky exponovaných osôb – sprostredkovateľ FinStat, s.r.o., 6) Register konečných užívateľov výhod – prevádzkovateľ Ministerstvo spravodlivosti Slovenskej republiky (MS SR). 7) Kataster portál – prevádzkovateľ Úrad geodézie kartografie a katastra Slovenskej republiky, 8) Centrálny register exekúcii – prevádzkovateľ Slovenská komora exekútorov Slovenskej republiky, 9) Evidencia motorových vozidiel – prevádzkovateľ MV SR, 10) CRIF – zisťovanie dlhov a zostatkov na bankových účtoch v dostupných bankách cez prevádzkovateľa spoločného registra bankových informácií – prevádzkovateľ CRIF-Slovak Credit Bureau, s.r.o., 11) Obchodný vestník – prevádzkovateľ MS SR, 12) Overovanie dokladov –prevádzkovateľ MVSR, (vii) vykonávanie úkonov súvisiacich s prejdnávaním dedičstva napr. upovedomovaním dedičov o dedičskom práve a práve odmietnuť dedičstvo ústne do zápisnice alebo doručením do vlastných rúk a vykonávanie neverejných pojednávaní s dedičmi s cieľom rozhodnúť o dedičstve, (viii) vydávanie uznesení o dedičstve, ktorým sa zákonom upravenými spôsobmi vysporiada dedičstvo voči jednotlivým dedičom, (ix) ukončovanie dedičského konania v CIS po právoplatnosti uznesenia o dedičstve, (x) vykonanie bezplatného zápisu zmenených vlastníckych práv či iných vecných práv v katastri nehnuteľností po právoplatnosti meritórneho dedičského rozhodnutia Notára.
Umorenie listín (plnenie zákonných povinností a verejný záujem) Ide o spracúvanie ktoré je nevyhnutné najmä pre riadny výkon poverenia Notára ako súdneho komisára pri umorovaní stratených alebo zničených listín potrebných na uplatnenia práva navrhovateľa, čo typicky zahŕňa najmä (i) prijatie súdneho poverenia a zaevidovanie prípadu v CIS, (ii) vykonávanie procesných úkonov vedúcich k meritórnemu rozhodnutiu Notára v I. stupni podľa § 318 a nasl. Civilného mimosporového poriadku.
4. Vykonávanie osobitných Plnenie zákonných Vykonávanie zápisov do Registra partnerov verejného sektora (zmluva, činností Notára povinností (čl. 6 ods. 1 zákonná povinnosť): Ide o spracúvanie osobných údajov, ktoré je nevyhnutné písm. c) GDPR), zmluvy najmä pre (i) uzatvorenie a plnenie dohody o plnení povinností oprávnenej osoby (čl. 6 ods. 1 písm. b a úloh pre partnera verejného sektora podľa zákona, (ii) realizáciu prvozápisu, ako aj vo verejnom záujme (čl. 6 zmeny či výmaz zapísaných údajov podľa Zákona o registri partnerov verejného ods. 1 písm. e) GDPR) sektora, (iii) kontrolu správnosti zapisovaných údajov, identifikáciu a overenie identifikácie konečného užívateľa výhod.
5. Archívne účely Právne základy pôvodný Ide o spracúvanie osobných údajov, ktoré je nevyhnutné najmä pre (i) uchovávanie účelov v spojitosti s registratúrnych záznamov podľa lehôt uvedených v registratúrnom pláne Notára článkom 89 GDPR (správa registratúry); (ii) uchovávanie záznamov o došlej a odoslanej pošte; (iii) (zlučiteľný účel – viď likvidácia nepotrebných registratúrnych záznamov po uplynutí úložných lehôt viac v recitály 50 GDPR) a vykonaní vyraďovacieho konania, a to aj prostredníctvom služieb externých a plnenie zákonných dodávateľov; (iv) postupovanie archívnych dokumentov štátnym archívom; (v) povinností (čl. 6 ods. 1 opätovné sprístupňovanie a používanie registratúrnych alebo archívnych písm. c) GDPR) v zmysle dokumentov na právne účely za splnenia podmienok testu zlučiteľnosti (napr. na Zákona o archívoch účely preukazovania, uplatňovania a obhajovania právnych nárokov), (vi) kontrolu a registratúrach ukončeného spisu zamestnancom Notára a odovzdanie ukončených spisov a Vyhlášky notárskeho úradu do spisovne podľa § 32 Vyhlášky o kancelárskom poriadku o kancelárskom poriadku notárov. notárov.
Ak ste náš zamestnanec, bývalý zamestnanec alebo uchádzač o zamestnanie, Vaše osobné údaje typicky spracúvame na nasledovné účely:
Účel spracúvania osobných Primárny právny základ Bližšie vysvetlenie účelu a súvisiace predpisy údajov 6. Personálne a mzdové účely Plnenie zákonných Plnenie pracovných povinností zamestnávateľa (plnenie zákonných povinností (čl. 6 ods. 1 povinností): Ide o spracúvanie osobných údajov, ktoré je nevyhnutné najmä pri: (i) písm. c) GDPR) a plnenie prihlasovaní a odhlasovaní zamestnancov do registrov zdravotných poisťovní zmluvy s dotknutou a Sociálnej poisťovne, (ii) správe mzdovej agendy zamestnancov (výpočet mzdy, osobou (čl. 6 ods. 1 písm. spracúvanie mzdových podkladov, poskytovanie výplatnej pásky písomne i b) GDPR) a súhlas elektronicky) a vedenie mzdového účtovníctva, (iii) spracovaní daňového vyhlásenia a ročného zúčtovania dane, ak o to zamestnanec požiada, (iv) evidencii
dotknutej osoby (čl. 6 ods. pracovných úrazov a BOZP agenda (napr. školenia), (v) poskytovaní údajov 1 písm. a) GDPR) pracovnej zdravotnej službe a spracúvanie posudkov o zdravotnej spôsobilosti na výkon práce, (vi) evidovaní fondu čerpania pracovného času, vrátane dovoleniek, trvania PN, prekážok v práci, (vii) ďalšom spracúvaní, ktoré je nevyhnutné pre splnenie akejkoľvek povinnosti zamestnávateľa podľa Zákonníka práce (napr. utváranie pracovných podmienok zriadením pracovného emailu a pridelením klapky a pod.), (viii) spracúvaní, ktoré je nevyhnutné na splnenie akejkoľvek zákonnej povinnosti zamestnávateľa podľa príslušného právneho predpisu (ix) vedení a správe osobných spisov zamestnancov v súlade so zákonnými povinnosťami zamestnávateľa a notára (viď § 5 ods. 3 Vyhlášky o kancelárskom poriadku notárov), a to aj vo vzťahu k bývalým zamestnancom v písomnej i elektronickej forme;
Výber a riadenie ľudských zdrojov (zmluva): Ide o spracúvanie osobných údajov, ktoré je nevyhnutné najmä pri (i) vytváraní predzmluvných vzťahov v rámci výberu zamestnanca a obsadzovania voľného pracovného miesta najvhodnejším uchádzačom, (ii) uzatvorenie, zmeny a plnenie pracovnej zmluvy medzi zamestnancom a Notárom ako zamestnávateľom, (iii) plnenie povinností zamestnanca podľa pokynov a nariadení zamestnávateľa, resp. Notára, (iv) ukončovaní pracovného pomeru.
Vedenie evidencie uchádzačov o zamestnanie (súhlas dotknutej osoby): Ide o spracúvanie osobných údajov, ktoré je nevyhnutné najmä pre: (i) uchovávanie CV a kontaktných údajov registrovaných uchádzačov o zamestnanie pre oslovovanie s aktuálnymi pracovnými ponukami mimo výberového konania do ktorého sa dotknutá osoba aktívne sama zapojila, (ii) vymazávanie nepotrebných a neaktuálnych (CV) osobných údajov.
Zverejňovanie iných údajov o zamestnancoch na webstránke Notára (súhlas a oprávnený záujem): Ide o spracúvanie osobných údajov, ktoré je nevyhnutné najmä pre: (i) zverejňovanie základných pracovných kontaktných údajov zamestnancov Notára na webstránke notárskeho úradu na základe oprávnenia podľa § 78 ods. 3 Zákona o ochrane osobných údajov.
Niektoré z vyššie uvedených účelov sa však môžu týkať aj širšieho okruhu dotknutých osôb ako uvádzame vyššie. Takisto, bez ohľadu na náš
vzájomný vzťah však spracúvame osobné údaje aj na ďalšie účely:
Účel spracúvania osobných Primárny právny Bližšie vysvetlenie účelu a súvisiace predpisy údajov základ 7. Plnenie zákonných Plnenie zákonných Účtovné a daňové účely (plnenie zákonnej povinnosti): Zahŕňa najmä: (i) povinností povinností (čl. 6 ods. 1 evidenciu, uchovávanie a využívanie účtovných dokladov podľa § 35 Zákona o písm. c) GDPR) účtovníctve, (ii) uchovávanie faktúr podľa § 76 ods. 1 zákona o DPH; (iii) akékoľvek spracúvanie osobných údajov potrebné pre plnenie povinností platiteľa dane podľa Zákona o dani z príjmov, (iv) akékoľvek spracúvanie osobných údajov potrebné pre plnenie povinností daňového subjektu podľa zákona – napr. Zákona o správe daní (daňový poriadok).
Bezpečnosť osobných údajov a IT systémov (plnenie zákonnej povinnosti): Ide o spracúvanie osobných údajov, ktoré je nevyhnutné najmä pre: (i) využívanie a aplikovanie primeraných technických a organizačných bezpečnostných opatrení prijatých podľa čl. 32 GDPR s cieľom zabezpečovať bezpečnosť spracúvania osobných údajov a kybernetickú odolnosť IT systémov využívaných pri činnosti notárskeho úradu napr. pri riadení prístupových práv, autentizácii používateľov, zálohovaní, logovaní, bezpečnostných auditoch, získavaní, analyzovaní a zabezpečovaní údajov pre vyhodnocovanie a oznamovanie bezpečnostných incidentov s charakterom porušenia ochrany osobných atď.
Ochrana osobných údajov - GDPR (plnenie zákonnej povinnosti) Zahŕňa najmä spracúvanie osobných údajov nevyhnutné najmä pre: (i) evidenciu a vybavovanie žiadostí dotknutých osôb o výkon ich práv podľa čl. 15 až čl. 22 GDPR, (ii) manažment súhlasov spojený s ich udeľovaním a odvolávaním, vrátane uchovávanie dôkazu o udelení súhlasu po obdobie 3 rokov, (iii) získavanie názorov dotknutých osôb pri vykonávaní posúdenia vplyvu podľa čl. 35 GDPR, (iv) oznamovanie prípadov vážnych porušení ochrany osobných údajov s vysokým rizikom priamo dotknutej osobe, (v) dokumentovanie akýchkoľvek porušení ochrany osobných údajov, (vi) oznamovanie porušení ochrany osobných údajov s pravdepodobným rizikom pre dotknuté osoby dozornému orgánu, (vii) využívanie osobných údajov v internej dokumentácii určenej na preukazovanie súladu so základnými zásadami spracúvania v rámci zodpovednosti
prevádzkovateľa, (viii) kreovanie a oznamovanie kontaktných údajov DPO dozornému orgánu, (ix) plnenie úloh DPO najmä pri poskytovaní poradenstva notárovi, či zamestnancom alebo dotknutým osobám.
Ochrana pre legalizáciou príjmov z trestnej činnosti (plnenie zákonnej povinnosti) Zahŕňa spracúvanie osobných údajov nevyhnutné najmä pre vykonávanie starostlivosti voči klientom, čo zahŕňa typicky (i) identifikáciu klienta a overenie jeho identifikácie, (ii) identifikáciu konečného užívateľa výhod a prijatie primeraných opatrení na overenie informácií týkajúcich sa identifikácie konečného užívateľa výhod vrátane opatrení na zistenie vlastníckej štruktúry a riadiacej štruktúry klienta, ktorý je právnickou osobou, (iii) zistenie, či klient alebo konečný užívateľ výhod klienta je politicky exponovanou osobou alebo sankcionovanou osobou, (iv) zistenie pôvodu finančných prostriedkov alebo majetku pri obchode alebo obchodnom vzťahu v prípade neobvyklých obchodných operácií, (v) zistenie, či klient koná vo vlastnom mene alebo nie, (vi) vykonávanie ďalších opatrení v rámci tzv. zvýšenej starostlivosti podľa § 12 Zákona o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti, (vii) zdržanie a oznamovanie neobvyklej obchodnej operácie, (vii) uchovávať získané osobné údaje a písomné doklady 5 rokov od ukončenia zmluvného vzťahu s klientom.
8. Právne a zmluvné účely Oprávnený záujem (čl. 6 Právna agenda: (oprávnený záujem) Ide o spracúvanie osobných údajov, ktoré je ods. 1 písm. f) GDPR) nevyhnutné najmä pre: (i) preukazovanie, uplatňovanie a obhajovanie právnych a plnenie zákonnej nárokov, vrátane získavania dôkazov o udelených súhlasoch so spracúvaním povinnosti (čl. 6 ods. 1 osobných údajov zo strany dotknutých osôb, príp. ich zákonných zástupcov (ii) písm. c) GDPR) účasť na súdnych konaniach bez ohľadu na procesné postavenie Prevádzkovateľa, (iii) akékoľvek spracúvanie osobných údajov nevyhnutné pre správne, trestné, priestupkové alebo iné konania a kontroly bez ohľadu na procesné postavenie Prevádzkovateľa pred príslušným orgánom verejnej moci, (vi) zabezpečovanie dôkazov obsahujúcich osobné údaje pre potreby preukazovania právnych nárokov a právnej ochrany Prevádzkovateľa, vrátane vyhotovovania rôznych znaleckých posudkov a odborných vyjadrení (v) komunikáciu so súdmi, orgánmi verejnej moci, procesnými stranami a ich právnymi zástupcami, (vi) využívanie právnych služieb a spoluprácu s advokátskymi kanceláriami, (vii) využívanie služieb iných notárov pre potreby Notára, resp. notárskeho úradu ako klienta iného notára, (viii)
exekučné vymáhanie práv Prevádzkovateľa exekútormi, (ix) vedenie právnej agendy týkajúcej sa otvorených právnych vecí a konaní (napr. evidencia spisov týkajúcich sa prvostupňových konaní, vybavovania opravných prostriedkov, vybavovania súdnych sporov, zastupovanie v právnych veciach, uplatňovania rozhodnutí o náhradách škôd, vymáhanie náhrad škôd, uplatňovanie záväzkov zo zmlúv, navrhovanie opatrení s organizačno-právnym dosahom na Prevádzkovateľa), (x) mimosúdne a súdne vymáhanie pohľadávok voči dlžníkom Prevádzkovateľa, (xi) poskytovanie súčinnosti oprávneným orgánom verejnej moci, ktoré preukážu svoje oprávnenie a konkrétny zákonný dôvod pre sprístupnenie požadovaných osobných údajov a len za podmienky, že Notár bude zbavený ministrom spravodlivosti svojej povinnosti mlčanlivosti.
Elektronická komunikácia s orgánmi verejnej moci (e-Government) (plnenie zákonných povinností a oprávnený záujem): Ide o spracúvanie osobných údajov, ktoré je nevyhnutné najmä pre: (i) elektronické podania na súdy a iné orgány verejnej moci prostredníctvom ústredného portálu verejnej správy www.slovensko.sk, (ii) elektronické podpisovanie dokumentov doručovaných v rámci e-governmentu, (iii) využívanie elektronickej schránky zriadenej Prevádzkovateľovi v príslušnom module ústredného portálu verejnej správy, vrátane udeľovania oprávnení na prístup a disponovanie s elektronickou schránkou a zmenu v oprávneniach na prístup a disponovanie s elektronickou schránkou Prevádzkovateľa, (iv) uchovávanie úradnej komunikácie doručenej do elektronickej schránky v rámci jej úložiska až do jej zrušenia.
Uzatváranie a plnenie zmluvných vzťahov (zmluvná agenda) (zmluva a oprávnený záujem): Ide o spracúvanie osobných údajov, ktoré je nevyhnutné najmä pre: (i) uzatváranie, zmeny a plnenie akýchkoľvek zmluvných vzťahov dojednaných s fyzickými a právnickými osobami v rámci obchodno-právnych a občiansko-právnych vzťahov (napr. zmluvy o úrovní poskytovaných služieb, zmluvy o poskytovaní servisných služieb a technickej podpory), outsourcingu (napr. zmluvy o spolupráci, rámcové zmluvy na poskytovanie služieb a pod.), vrátane negociácie a predzmluvných vzťahov, pričom ak dotknutá osoba, ktorej osobné údaje je nevyhnutné spracúvať pri uzatváraní a plnení zmlúv (napr. štatutár,
kontaktná osoba, zamestnanec dodávateľa a pod.) nie je priamo zmluvnou stranou daného zmluvného vzťahu, tak takéto spracúvanie spadá pod oprávnený záujem.
9. Účely priameho marketingu Oprávnený záujem (čl. 6 Zvyšovanie povedomia v online prostredí (oprávnený záujem): Ide a PR ods. 1 písm. f) GDPR) a o spracúvanie osobných údajov, ktoré je nevyhnutné najmä pre: (i) správu súhlas dotknutej osoby a využívanie oficiálnych profilov Notára zriadených na sociálnych sieťach ako (čl. 6 ods. 1 písm. a) napr. Facebook, Instagram, LinkedIn, vrátane moderovania komunikácie a GDPR) komentárov a interakcií s obsahom iných používateľov sociálnej siete, (ii) správu a využívanie vlastného kanálu na zverejňovanie videí na Youtube, (iii) zverejňovanie postov a blogov obsahujúcich aj osobné údaje zamestnancov, partnerov alebo osôb, s ktorými má Notár iný právny vzťah na fanpageoch zriadených na sociálnych sieťach a webstránke notárskeho úradu, (iv) využívanie kontaktného formuláru integrovaného do webstránky notárskeho úradu pri podpore a navigácií návštevníkov webstránky, vybavovaní došlých žiadostí a poskytovaní všeobecného informačného servisu a klientskej starostlivosti.
10. Štatistické účely Právne základy Všeobecná štatistika. Ide o spracúvanie osobných údajov, ktoré je nevyhnutné pôvodných účelov (viď najmä pre: (i) zostavovanie rôznych štatistických výstupov, výkazov, hlásení, vyššie) v spojitosti s správ, analýz a rôznych pracovných a analytických podkladov potrebných pre článkom 89 GDPR interné štatistické účely Notára, (ii) vytváranie anonymizovaných a agregovaných (zlučiteľný účel – viď štatistických údajov z osobných údajov spracúvaných na iné legitímne účely viac v recitály č. 50 spracúvania osobných údajov, ktoré majú právny základ, a o ktorých boli dotknuté GDPR) osoby riadne informované v súlade s recitálom 50 a čl. 89 GDPR a § 78 ods. 8 Zákona o ochrane osobných údajov.
Aký máme vzťah s Notárskou komorou Slovenskej republiky pri spracúvaní osobných údajov?
Notárska komora Slovenskej republiky (ďalej len „Komora“) spracúva Vaše osobné údaje nielen ako samostatný prevádzkovateľ, ale aj ako náš sprostredkovateľ, a to na: (i) účely správy notárskeho úradu, čo zahŕňa správu notárskeho úradu v CIS, využívanie notárskych pomocných registrov v CIS, využívanie ďalších podporných funkcií CIS a zverejňovanie údajov na elektronickej úradnej tabuli notárskeho úradu, (ii) účely plnenia zákonných povinností – ochrana pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a (iii) štatistické účely. Rozsah tohto spracúvania osobných údajov je bližšie vysvetlený vyššie.
Akékoľvek iné poskytovanie osobných údajov, ktoré vykonávame vo vzťahu ku Komore má charakter poskytovania osobných údajov od nás ako Prevádzkovateľa k tretej strane – nezávislému prevádzkovateľovi. O tom ako Komora spracúva osobné údaje na vlastné účely ako prevádzkovateľ informuje verejnosť tu: https://www.notar.sk/gdpr/
Komu poskytujeme Vaše osobné údaje?
Vaše osobné údaje sa snažíme neposkytovať ďalším príjemcom, ak to nie je nevyhnutné. Vaše osobné údaje však v závislosti na účeloch
spracúvania a okolnostiach konkrétneho prípadu poskytujeme v nevyhnutnej miere napr.:
Komore napr. zaznamenávaním údajov do centrálnych notárskych registrov a pri využívaní služieb CIS, či pri výkone stavovskej
samosprávy,
Technickému správcovi CIS (xIT s.r.o.) a spoločnosti Google Cloud EMEA Limited, resp. Google, LLC (USA) v súvislosti s využívaním
cloudových služieb integrovaných pre CIS;
Iným notárom a ich notárskym koncipientom a zamestnancom notárskych úradov napr. pri činnosti zástupcov notárov a náhradníkov
notárov pri dodržaní zákonných podmienok;
Iným notárom zaznamenávaním údajov do spoločných evidenčných notárskych registrov a centrálnych notárskych registrov;
Prostredníctvom lustrácii cez CIS vykonávaných v rámci dedičského konania môžeme poskytovať údaje poručiteľov (zosnulých osôb na
ktoré sa GDPR nevzťahuje) viacerým tretím stranám (napr. MV SR, MIRRI, MS SR, Úrad geodézie, kartografie a katastra Slovenskej republiky, Slovenská komora exekútorov, Sociálna poisťovňa, všetky zdravotné poisťovne, všetky banky cez CRIF - Slovak Credit Bureau, s.r.o. atď.);
Ministerstvu vnútra Slovenskej republiky pri ohlasovaní zmien a rozdielov zistených v osobných údajoch účastníkov právneho úkonu pri
notárskej činnosti do Registra fyzických osôb (RFO) a pri lustráciách majetku v evidencii vozidiel, či pri overovaní, či predkladaný doklad totožnosti nie je evidovaný ako stratený alebo odcudzený;
Ministerstvu spravodlivosti Slovenskej republiky pri výkone štátneho dozoru nad Notárom, či v dôsledku integrácie CIS na obchodný
vestník pri získavaní údajov potrebných pre notársku činnosti alebo pri realizácie zápisov a zmien zapísaných údajov v Registri partnerov verejného sektora Slovenskej republiky;
Ministerstvu investícii, regionálneho rozvoja a informatizácie Slovenskej republiky do evidencie záznamov o zaručenej konverzii (EZZK)
v prípade, ak Notár vykonáva zaručenú konverziu dokumentu;
Povereným príjemcom osobných údajov z radov zamestnancov nášho notárskeho úradu, ktorým vydal Notár pokyny podľa čl. 29 GDPR
a ktorých zaviazal mlčanlivosťou podľa § 79 zákona o ochrane osobných údajov;
Príjemcom v súvislosti s elektronickou komunikáciou s orgánmi verejnej správy pri výkone verejnej moci (e-government) cez Ústredný
portál verejnej správe (www.slovensko.sk) a pri správe e-schránky Notára;
Poštovým podnikom a kuriérom doručujúcim určeným adresátom naše poštové zásielky;
Národnej agentúre pre sieťové a elektronické služby na rozhodnutie o pridelení mandátneho certifikátu konkrétnej osobe po overení jej
nároku a splnení príslušných podmienok Notárom;
Združeniu Európskej siete registrov závetov (systém Arert) alebo súdu v inom členskom štáte EÚ postupom podľa Nariadenia (EÚ)
2020/1783 o spolupráci súdov členských štátov pri vykonávaní dôkazov v občianskych a obchodných veciach, prípadne inému oprávnenému subjektu pri zisťovaní okruhu dedičov mimo EÚ, ak je to dôvodné v konkrétnom prípade postupom podľa príslušnej medzinárodnej zmluvy alebo Háagskeho dohovoru o vykonávaní dôkazov v cudzine z roku 1970 (napr. žiadosťou o právnu pomoc pre tamojšie ministerstvo spravodlivosti alebo zastupiteľský úrad);
Poskytovateľom štandardného softvérového vybavenia a technickej podpory notárskeho úradu;
Účtovným a mzdovým spoločnostiam pri plnení našich zákonných povinností (najmä v súvislosti s personalistikou, mzdami, daňami
a účtovníctvom);
Prevádzkovateľom služieb sociálnych sietí;
Poskytovateľom služieb správy a hromadného rozosielanie elektronickej pošty;
Našim právnym zástupcom - advokátom pri obhajovaní, uplatňovaní a preukazovaní právnych nárokov Notára v rôznych konaniach pred
súdmi a orgánmi verejnej správy alebo v súvislosti s poskytovaním právnych služieb Notárovi;
Sociálnej poisťovni, zdravotným poisťovniam, dôchodkovým správcovským spoločnostiam, dôchodkovým doplnkovým spoločnostiam
v prípade našich zamestnancov;
Ďalším štátnym orgánom a orgánom verejnej moci, ak je to nevyhnutné pre splnenie zákonnej povinnosti Notára pri poskytovaní súčinnosti
za podmienky zbavenia povinnosti mlčanlivosti ministrom spravodlivosti.
Prenášame Vaše osobné údaje do tretích krajín?
Štandardne obmedzujeme akékoľvek cezhraničné prenosy osobných údajov do tretích krajín mimo Európskeho hospodárskeho priestoru (t.j. mimo členských štátov EÚ, Islandu, Nórska a Lichtenštajnska). Avšak, v dôsledku využívania CIS na báze cloudových služieb Google Cloud Platform a Google Workspace môže dochádzať k dátovým prenosom do Spojených štátov amerických, čo predstavuje cezhraničný prenos osobných údajov do tretej krajiny, ktorá nezaručuje primeranú úroveň ochrany. V prípade všetkých prenosov do takýchto tretích krajín sme, zabezpečili, aby došlo k prijatiu primeraných záruk podľa čl. 46 GDPR, vďaka ktorým je príjemca osobných údajov v tretej krajine viazaný ekvivalentným režimom ochrany osobných údajov ako platí v EÚ. Najčastejšie ide o uzavretie tzv. štandardných zmluvných doložiek schválených Európskou komisiou, ak
je to objektívne možné. Ak to možné nie je, musíme postupovať podľa výnimiek pre osobitné situácie podľa čl. 49 GDPR. Najčastejšie ide o Váš súhlas s prenosom alebo plnenie zmluvného vzťahu. V tejto súvislosti Vám vo vzťahu k nami vykonávanému cezhraničnému prenosu osobných
poskytujeme bližšie informácie v nasledovnom rozsahu:
Identifikácia Podmienky ochrany súkromia Odkaz na osobitné právne záruky prijaté podľa čl. 46 alebo čl. 47 dodávateľa a jeho GDPR a dodatočné opatrenia pre ochranu práv a slobôd dotknutých služby v postavení osôb v tretej krajine dovozcu osobných údajov do USA Google, Inc – https://policies.google.com/privacy?hl=en- Data Processing and Security Terms (Customers) obsahujúca aj modul 2 Google Cloud US štandardných zmluvných doložiek ustanovených rozhodnutím Európskej Platform, Google komisie pre vzťah prevádzkovateľ-sprostredkovateľ aj modul 3 štandardných Workspace zmluvných doložiek pre právnych vzťah sprostredkovateľa a sprostredkovateľa.
Google v súvislosti so zabezpečením svojich cloudových služieb prijal
vhodné a akceptovateľné dodatočné opatrenia bližšie opísané v dokumente:
„Safeguards for international data transfers with Google Cloud“ a blogu dostupnom tu: https://cloud.google.com/blog/products/identity- security/how-google-cloud-helps-eu-companies-under-new-data-transfer- rules
Dochádza k automatizovanému spracúvaniu osobných údajov s právnym účinkom a/alebo iným podstatným vplyvom na Vás?
Nie, takéto spracúvanie nevykonávame.
Ako dlho uchovávame Vaše osobné údaje?
Osobné údaje uchovávame najviac dovtedy, kým je to potrebné na účely, na ktoré sa osobné údaje spracúvajú. Vo všeobecnosti, doba uchovávania vyplýva z právnych predpisov. Ak z právnych predpisov nevyplýva, dobu uchovávania Vašich osobných údajov vždy vo vzťahu ku konkrétnym účelom určujeme my prostredníctvom našich interných politík a/alebo nášho registratúrneho plánu. Ak spracúvame Vaše osobné údaje na základe súhlasu, po jeho odvolaní sme povinní osobné údaje ďalej nespracúvať na daný účel. To však nevylučuje, že Vaše osobné údaje môžeme ďalej
spracúvať na inom právnom základe, najmä ak ide o splnenie zákonných povinností. Všeobecné doby uchovávania osobných údajov na nami
vymedzené účely spracúvania osobných údajov sú nasledovné:
Účel spracúvania osobných údajov Doba uchovávania alebo kritériá na jej určenie 1. Výkonu notárskej činnosti Počas existencie notárskeho úradu. Po ukončení prípadu sa spisy uzatvárajú a ďalej sú uchovávané už v len spisovni Notára a v elektronickej forme v CIS v časti, ktorú zabezpečuje pre uchovávanie uzatvorených elektronických spisov Komora. 2. Správa notárskeho úradu Počas existencie notárskeho úradu. Nepotrebné osobné údaje sa môžu vymazávať aj skôr, a to aj v prípade, ak dotknutá osoba v individuálnom prípade podá takú námietku, ktorú Notár s ohľadom na uvedené skutočnosti vyhodnotí tak, že bude prevažovať nad sledovanými oprávnenými záujmami Notára. 3. Účely konania Notára v postavení súdneho Počas existencie notárskeho úradu. Po ukončení prípadu sa spisy uzatvárajú a ďalej sú komisára krátkodobo uchovávané už v len spisovni Notára, a to až do času ich odovzdania do starostlivosti archívu príslušného súdu I. stupňa a v elektronickej forme v CIS v časti, ktorú zabezpečuje pre uchovávanie uzatvorených elektronických spisov Komora. 4. Vykonávanie osobitných činností Notára Do ukončenia mediačného alebo rozhodcovského konania, pričom následne môžu byť uzatvorené spisy ešte archivované s lehotou uloženia podľa registratúrneho plánu Notára. 5. Archívne účely Do uplynutia úložnej lehoty podľa registratúrneho plánu notárskeho úradu a vykonania vyraďovacieho konania. V prípade zániku notárskeho úradu preberá notársky archív príslušný všeobecný súd I. stupňa, pričom na úschovu takýchto spisov sa vzťahujú predpisy pre úschovu súdnych spisov. 6. Personálne a mzdové účely Počas trvania pracovného pomeru, pričom po skončení pracovného pomeru sa archivujú vybrané časti osobného spisu v rozmedzí od 10 rokov po ukončení pracovného pomeru až do uplynutia 70 rokov od narodenia zamestnanca. Do obsadenia voľného pracovného miesta vo vzťahu k uchádzačom o zamestnanie zúčastneným na konkrétnom výbere. Ostatné osobné údaje maximálne do ukončenia pracovného pomeru vo vzťahu k zamestnancom. 7. Účely plnenia zákonných povinností Účtovné a daňové účely: Do uplynutia príslušnej zákonnej lehoty pre uchovávanie účtovných a daňových dokladov podľa príslušných zákonných ustanovení (napr. 10 rokov nasledujúcich po roku vzniku účtovného dokladu zachytávajúceho Vaše osobné údaje).
Ostatné zákonné povinnosti: Do uplynutia príslušnej zákonnej lehoty pre uchovávanie osobných údajov podľa internej politiky alebo usmernenia zodpovednej osoby pre konkrétny prípad (spravidla uchovávame do 3 rokov) 8. Právne a zmluvné účely Zmluvná agenda: Do ukončenia zmluvy a uplynutia ochrannej retenčnej doby spravidla ešte 3 roky po ukončení zmluvy. Právna agenda: Počas trvania súdneho sporu alebo iného právneho konania alebo mimosúdneho vyrovnania až do meritórneho právoplatného ukončenia právnej veci spojenej s vyčerpaním alebo vzdaním sa dostupných opravných prostriedkov alebo dokiaľ právny nárok nie je uspokojený (napr. v dôsledku splnenia záväzku) alebo právo uplatnené (napr. podaním žaloby v lehote) alebo do zániku práva alebo právneho nároku (napr. v dôsledku premlčania práva alebo právneho nároku). Elektronická schránka: Platí rovnaká retenčná doba ako pre právnu agendu vyššie, ak obsah schránky priamo súvisí s právnou agendou. 9. Ochrana majetku, poriadku a bezpečnosti Kamerové systémy: do 72 hodín od vyhotovenia Kontrola vstupov do notárskeho Úradu: Maximálne 1 rok Bezpečnosť osobných údajov a IT systémov: Maximálne 1 rok 10. Účely priameho marketingu a PR účely Do odvolania súhlasu dotknutej osoby alebo do podania námietky voči spracúvania. 11. Štatistické účely Počas trvania vyššie uvedených dôb uchovávania iných účelov. Nepotrebné údaje sa vymazávajú priebežne po zostavení štatistických výstupov. Údaje sa môžu vymazávať aj skôr v prípade námietky dotknutej osoby.
Vyššie uvedené predstavujú všeobecné doby uchovávania osobných údajov. V skutočnosti však bežne dochádza k tomu, že v konkrétnom prípade vyhodnotíme dosiahnutie účelu vo vzťahu k určitým osobným údajov ešte pred uplynutím týchto všeobecných dôb uchovávania. V takom prípade prestaneme spracúvať osobné údaje na dané účely ešte skôr, čo však nebráni trvaniu spracúvania daných údajov aj na iné účely. Ak neexistujú iné účely spracúvania, pristúpime k bezpečnej likvidácii osobných údajov. Po skončení všetkých dôb uchovávania typicky nastáva predarchívna starostlivosť alebo priamo uloženie archívnych dokumentov do archívu. Podrobnosti upravuje náš registratúrny poriadok a plán, ktorý je dostupný na vyžiadanie. V prípade záujmu o stanovenie presnejšie stanovenej doby uchovávania osobných údajov pre konkrétnu situáciu kontaktujte prosím našu zodpovednú osobu.
Z akých zdrojov a aké kategórie osobných údajov získavame nepriamo?
Najčastejšie získavame Vaše osobné údaje priamo od Vás ako dotknutých osôb, avšak nemusí to tak byť vždy.
Vo vzťahu k Vám ako dotknutej osobe spracúvame najmä bežné kategórie osobných údajov. Osobitné kategórie osobných údajov spracúvame len ak sú splnené osobitné podmienky podľa čl. 9 ods. 2 GDPR (napr. je to nevyhnutné na obhajovanie, preukazovanie, uplatňovanie práv účastníka pri poskytovaní služieb v rámci notárskej činnosti, vrátane zisťovania údajov týkajúcich sa politickej príslušnosti politicky exponovaných osôb pri plnení povinností Notára ako povinnej osoby podľa Zákona o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a financovaním terorizmu). Takisto ojedinele v špecifických prípadoch spracúvame údaje týkajúce sa uznania viny za trestné činy alebo priestupky, a to len ak je to vyslovene nevyhnutné pre výkon notárskej činnosti. Zdrojmi poskytnutia Vašich osobných údajov môžu byť naši klienti (právnické osoby, fyzické osoby), ktoré nám poskytujú osobné údaje v rozsahu potrebnom na vykonanie úkonu notárskej činnosti. V takomto prípade máme za to, že poskytovanie Vašich osobných údajov si nevyžaduje písomný súhlas dotknutej osoby podľa § 78 ods. 6 Zákona o ochrane osobných údajov lebo vždy pôjde o situáciu, v ktorej klient Notára chráni svoje práva alebo právom chránené záujmy alebo sa budú Vaše osobné údaje spracúvať na základe požiadavky osobitného zákona. V takýchto prípadoch ide najčastejšie o bežné kategórie osobných údajov, avšak nie je možné vylúčiť ani získanie osobitných kategórií osobných údajov a osobných údajov týkajúcich sa uznania viny za trestné činy a priestupky, ak sa ich klient rozhodne uviesť do notárskej zápisnice a ak to notár považuje za právne relevantné a nevyhnutné pre uplatňovanie, obhajovanie alebo preukazovanie právnych nárokov klienta. Zdrojmi osobných údajov môžu byť aj iní notári, ktorí o Vás v minulosti získali osobné údaje v súvislosti s vykonávaním notárskej činnosti pri spisovaní notárskych zápisníc a ich zaznamenaní do určitých notárskych evidenčných registrov (napr. registra notárskych zápisníc). V takýchto prípadoch o Vás môžeme získavať všetky kategórie osobných údajov, ktoré ste zahrnuli do notárskej zápisnice spísanej iným notárom. Ďalším zdrojom osobných údajov môže byť aj Komora, ktorá je prevádzkovateľom notárskych centrálnych registrov: i) Notársky centrálny register určených právnických osôb, ii) Notársky centrálny register závetov, iii) Notársky centrálny register záložných práv, iv) Notársky centrálny register dražieb, v) Notársky centrálny register listín. Z týchto centrálnych registrov môžeme získavať všetky kategórie osobných údajov, ktoré sú v nich evidované, ak je to nevyhnutné pre vykonávanie notárskej činnosti. V prípade, ak vykonávame funkciu mediátora alebo rozhodcu zdrojom získavania osobných údajov môže byť aj druhá strana sporu, príp. jej právni zástupcovia. Podľa povahy konkrétnej veci pôjde spravidla o bežné kategórie osobných údajov, avšak nemožno vylúčiť ani získanie osobitnej kategórie osobných údajov a kategórie údajov týkajúcich sa uznania viny za trestné činy a priestupky. V prípade, ak vykonávame funkciu súdneho komisára zdrojom získavania bežných kategórií osobných údajov môžu byť aj súdy. V prípade, ak Notár v rámci dedičského konania vykonáva lustrácie súvisiace s identifikáciou majetku poručiteľa a zistením okruhu dedičov poručiteľa a ďalších dôležitých skutočností súvisiacich s dedičským konaním, príp. ak je to nevyhnutné pre správny výkon inej notárskej činnosti môžeme získavať bežné kategórie osobných údajov z nasledovných zdrojov, ktoré sú integrované do CIS: 1) Notársky centrálny register závetov – prevádzkovateľ Komora, 2) Register a identifikátor právnických osôb, podnikateľov a orgánov verejnej moci (RPO) – prevádzkovateľ Štatistický úrad SR, 2) Register fyzických osôb (RFO) – prevádzkovateľ MV SR, 3) Register obyvateľov (ReGOB) – prevádzkovateľ MV SR, 4) Informačné
systémy Sociálnej poisťovne (Nedoplatky) – prevádzkovateľ Sociálna poisťovňa, 5) Informačné systémy zdravotných poisťovní (nedoplatky) – prevádzkovatelia DÔVERA zdravotná poisťovňa, a. s., Všeobecná zdravotná poisťovňa, a. s., UNION zdravotná poisťovňa, a. s., 5) Sankčné zoznamy (USA, OSN, EÚ) a register politicky exponovaných osôb – sprostredkovateľ Komora / FinStat, s.r.o., 6) Register konečných užívateľov výhod – prevádzkovateľ MS SR 7) Kataster portál – prevádzkovateľ: Úrad geodézie kartografie a katastra Slovenskej republiky, 8) Centrálny register exekúcii – prevádzkovateľ Komora exekútorov Slovenskej republiky, 9) Evidencia motorových vozidiel – prevádzkovateľ MV SR, 10) CRIF – prevádzkovateľ CRIF-Slovak Credit Bureau, s.r.o., 11) Obchodný vestník – prevádzkovateľ MS SR, 12) Overovanie dokladov – prevádzkovateľ MV SR. Konkrétne presne špecifikované kategórie osobných údajov, ktoré získavame z týchto zdrojov sú uvedené v prílohách dohôd o poskytovaní údajov z týchto registrov, ktoré uzatvorila Komora s príslušnými prevádzkovateľmi. Jedine z registra politicky exponovaných osôb získavame aj osobitné kategórie osobných údajov odhaľujúce údaje týkajúce sa politickej príslušnosti dotknutej osoby. Bližšie a presnejšie informácie o kategóriách osobných údajov vieme poskytnúť na vyžiadanie dotknutej osoby. Osobné údaje môžeme získavať aj od iných orgánov verejnej moci, orgánov činných v trestnom konaní, zahraničných notárov alebo z verejne dostupných zdrojov alebo registrov, najmä z registrov ako obchodný register, či živnostenský register spravidla len v rozsahu bežných kategórií osobných údajov.
Máte povinnosť poskytovať Notárovi osobné údaje a aké sú následky v prípade neposkytnutia osobných údajov zo strany dotknutej osoby?
V prípade, ak je právnym základom pre spracúvanie Vašich osobných údajov plnenie našej zákonnej povinnosti podľa článku 6 ods. 1 písm. c) GDPR alebo splnenie úlohy vo verejnom záujme podľa článku 6 ods. 1 písm. e) GDPR poskytnutie Vašich osobných údajov je zákonnou požiadavkou. Neposkytnutie osobných údajov môže mať za následok, že nebude môcť byť splnená povinnosť alebo úloha, ktoré sledujeme alebo nebude môcť byť zrealizovaný úkon notárskej činnosti, o ktorý nás žiadate, príp. môže byť inak zmarené splnenie dôležitej úlohy, ktorú Notár vykonáva vo verejnom záujme alebo má splniť v rámci svojich zákonných povinností. Následkom pre Vašu osobu teda môže byť aj odmietnutie vykonania úkonu, o ktorý Notára žiadate, voči čomu máte právo podať sťažnosť na Komoru. V prípade, ak je právnym základom súhlas so spracúvaním osobných údajov podľa článku 6 ods. 1 písm. a) GDPR, nie ste nikdy povinní nám poskytnúť Vaše osobné údaje a dané poskytnutie je vždy výlučne dobrovoľné. Prípadné neposkytnutie osobných údajov nemôže mať pre Vás žiadne negatívne následky. V prípade, ak s Vami uzatvárame zmluvu, môže byť poskytnutie Vašich osobných údajov zmluvnou požiadavkou najmä v súvislosti s dostatočnou identifikáciou zmluvných strán alebo komunikáciou medzi zmluvnými stranami. Poskytnutie osobných údajov je síce dobrovoľné, ale neposkytnutie môže mať za následok neuzavretie zmluvy alebo rôzne praktické problémy pri plnení zmluvy.
V prípade, ak je právnym základom pre spracúvanie Vašich osobných údajov oprávnený záujem podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR, ste povinní toto spracúvanie strpieť, ale máte voči nemu právo namietať. Viac sa o tomto práve dozviete v osobitne zvýraznenom poučení nižšie. Prípadné neposkytnutie osobných údajov môže mať podľa konkrétnej situácie za následok rôzne komplikácie a sťaženie alebo zmarenia dosahovania sledovaného oprávneného záujmu Notára v konkrétnej situácii, čo môže viesť k určitému správaniu zo strany Notára s následkami voči Vašej osobe (napr. nemusíte byť vpustení do priestorov notárskeho úradu alebo nebudete môcť vkladať komentáre na fanpage notárskeho úradu zriadeného na sociálnej sieti a pod.).
Aké sú Vaše práva pri spracúvaní osobných údajov?
„Ak o Vás spracúvame osobné údaje na základe Vášho súhlasu so spracúvaním osobných údajov, máte právo kedykoľvek svoj súhlas odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním Máte právo kedykoľvek namietať proti spracúvaniu osobných údajov na účely priameho marketingu vrátane profilovania. Právo namietať máte aj voči spracúvaniu Vašich osobných údajov na základe oprávnených alebo verejných záujmov podľa čl. 6 ods. 1 písm. e) a f) GDPR, ako sú vysvetlené a zvýraznené v rámci popisu účelov spracúvania osobných údajov vyššie.“ Záleží nám na ochrane Vašich osobných údajov, a preto sa usilujeme o ich zabezpečenie prostredníctvom individuálnych, moderných technických a organizačných opatrení, ako aj prostredníctvom možnosti kedykoľvek uplatniť Vaše práva dotknutej osoby podľa GDPR prostredníctvom elektronickej, písomnej alebo osobnej žiadosti. Žiadosti týkajúce sa práv dotknutých osôb nám môžete zasielať elektronicky alebo písomne na vyššie uvedené kontaktné údaje zodpovednej osoby. Odporúčame pri každej žiadosti čo najpodrobnejšie vysvetliť aké právo v zmysle GDPR uplatňujete, aké sú Vaše identifikačné údaje (na overenie totožnosti), príp. akých účelov a údajov sa žiadosť týka. Pri príliš všeobecných žiadostiach musíme žiadať upresnenie, čo predlžuje základnú mesačnú lehotu na vybavenie Vašej žiadosti. Takisto Vás prosíme, aby ste sa pri žiadostiach na základe práv dotknutej osoby dostatočne jasne identifikovali. V opačnom prípade sme povinní žiadať dodatočné informácie na overenie Vašej identity, čo takisto predlžuje základnú mesačnú lehotu na vybavenie žiadosti. GDPR ustanovuje všeobecné podmienky výkonu Vašich jednotlivých práv. Ich existencia však automaticky neznamená, že pri uplatňovaní jednotlivých práv im bude z našej strany vyhovené, nakoľko v konkrétnom prípade sa môžu uplatňovať aj výnimky resp. niektoré práva sú naviazané na konkrétne podmienky, ktoré nemusia byť v každom prípade splnené. Vašou žiadosťou týkajúcou sa konkrétneho práva sa budeme
vždy zaoberať a skúmať z hľadiska predmetnej právnej úpravy. Ako dotknutá osoba máte najmä:
Právo požiadať o prístup k osobným údajom podľa článku 15 GDPR, ktoré o Vás spracúvame. Toto právo zahŕňa právo na potvrdenie o tom,
či o Vás spracúvame osobné údaje, právo získať prístup k týmto údajom a právo získať kópiu osobných údajov, ktoré o Vás spracúvame, ak je to technicky uskutočniteľné;
Právo na opravu a doplnenie osobných údajov podľa článku 16 GDPR, ak o Vás spracúvame nesprávne alebo neúplne osobné údaje;
Právo na vymazanie Vašich osobných údajov podľa článku 17 GDPR;
Právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov podľa článku 18 GDPR;
Právo na informovanie ďalších príjemcov podľa čl. 19 GDPR;
Právo na prenosnosť údajov podľa článku 20 GDPR;
Právo namietať voči oprávneným alebo verejným záujmom, ktoré sledujeme podľa čl. 21 GDPR;
Právo na ľudský zásah pri automatizovanom individuálnom rozhodovaní podľa čl. 22 GDPR.
Ako dotknutá osoba máte tiež právo kedykoľvek podať sťažnosť na dozorný orgán, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov SR podľa § 100 Zákona o ochrane osobných údajov. Viac informácií je možné nájsť na webovej stránke www.dataprotection.gov.sk. Dovoľujeme si Vás upozorniť, že pri vybavovaní Vašej žiadosti o výkon práva dotknutej osoby podľa GDPR Vás môžeme požiadať o dôveryhodné overenie Vašej totožnosti, a to najmä v prípadoch, ak budú existovať pochybnosti o Vašej identite. Je našou povinnosťou zabrániť poskytnutiu osobných údajov o Vás neoprávnenej osobe. Proces vybavenia Vašej žiadosti spojenej s výkonom Vášho práva dotknutej osoby podľa GDPR je bezplatný. Ak je Vaša žiadosť zjavne neopodstatnená alebo neprimeraná, najmä preto, že sa opakuje, sme oprávnení účtovať si primeraný poplatok, ktorý zohľadňuje naše administratívne náklady alebo ju odmietnuť.
Zmena podmienok ochrany súkromia Vyhradzujeme si právo kedykoľvek tieto podmienky upraviť a zmeniť v akomkoľvek rozsahu. V prípade, že zmeníme tieto podmienky podstatným spôsobom, túto zmenu Vám dáme do pozornosti podľa možností napr. všeobecným oznámením na tejto webstránke alebo osobitným oznámením prostredníctvom emailu alebo iným účinným spôsobom.